Allgemeine Themen

VereinsCloud SH - VereinsCloud OH?

Die KolliCloud hat verschiedene Namen. Dahinter verbirgt sich technisch das gleiche Tool. Die Anleitungen in diesem Guide treffen also zu, egal welche der Clouds ihr nutzt. Wie es zu den verschiedenen Namen kommt und was für Projekte jeweils dahinter stecken, könnt ihr in unserer Historie nachlesen.

Was kostet mich die KolliCloud?

Die KolliCloud kannst du entweder kostenfrei selber hosten (selfhosting) oder über eine Hostinganbieter:in hosten lassen. Der Preis für das Hosting variiert je nach Tool Auswahl. Je nach Hosting-Anbieter:in beginnt es bei 17,5€ pro Monat. Standartpreise liegen zwischen 50-100€ pro Monat. Einen Preisrechner findest du hier.

Welche Tools sind bereits in der KolliCloud integriert?

Eine ausführliche Übersicht der Funktionen der KolliCloud findest du auf der KolliCloud-Webseite.

Welche Tools sind in Planung?

• Umfragetool (limesurvey)

• Entwicklungsdoku (Gitea)

• Organigramme erstellen (drawio)

  
  

Welche Tools wurden euch noch vorgeschlagen?

• Datenbank (MySQL) → Umsetzung aktuell unklar

• Jitsi als Videotelefonie → bieten wir nicht an, da wir uns derzeit auf BigBlueButton fokussieren

• Mitgliederverwaltung (CiviCRM) —> wir arbeiten aber an der Umsetzung an einer Open-Source Mitgliederverwaltung

  • Aktuell ist in der KolliCloud noch keine Mitgliederverwaltung integiert. Hier aber ein paar mögliche Tools:

    https://www.openpetra.org/de/ - https://github.com/openpetra/openpetra

    https://organisator.org/

    https://civicrm.org/

• Buchhaltungssoftware, keine gute OpenSource Alternative aktuell vorhanden

  • Aktuell ist in der KolliCloud noch keine Buchhaltungssoftware integiert. Hier aber ein paar mögliche Tools:
    https://openjverein.github.io/

    https://byro.cloud/ - https://github.com/byro/byro

    https://apps.nextcloud.com/apps/money

    https://www.gnucash.org/ (kann nur Lokal betrieben werden)

• zusätzliche Apps in der Nextcloud, diese können aber auf eigenes Risiko selbst installiert werden

Wann ist die KolliCloud für mich nützlicher als die Nextcloud?

Aktuell deckt Nextcloud viele der Anforderungen von unseren Interessenten ab, da die Funktionen der Nextcloud bereits weiter angewachsen sind (z.B. durch Nextcloud Talk).

Antwort:

• Wir bieten eine Best Practice Konfiguration, die aus einer großen Community (CoopCloud) stammen. Die Nextcloud wird von uns so konfiguriert, dass sie für die meisten Tätigkeiten von kleinen bis mittleren Organisationen geeignet ist. Wir Testen Apps und integrieren diese bei Bedarf in die Nextcloud.

• Die meisten Nextcloud Anbieter, bieten entweder einen Account auf eine großen geteilten Instanz an oder eine nicht vor konfigurierte Instanz die komplett von den Nutzer:innen administiert und gewartet/geupdated werden muss. Wir bieten dort den Mittelweg. Nutzer:innen haben vollen Adminzugriff, wir kümmern uns jedoch um Updates und Wartung und gewisse Vorkonfigurationen.

• Im Gegensatz zu den meisten Anbietern, stellen wir zu jeder Nextcloud auch Authentik als SSO Anbieter zur Verfügung. So können neben den meist recht simpel gehaltenen Nextcloud Apps auch, beliebige andere OpenSource Softwarelösungen, die SSO anbieten integriert werden. Wie bieten bereits eine große Palette an verschiedenen Softwaretools an, die direkt in die KolliCloud mittels SSO von uns eingebunden werden können (z.B. wekan, matrix, wordpress).

• Unsere komplette Infrastruktur Konfiguration ist OpenSource, sie kann von jedem kostenlos verwendet werden und nützt somit der Allgemeinheit. Jegliche Weiterentwicklung der KolliCloud dienen der ganzen Community.

Wie teuer sind für mich Alternativen zur KolliCloud?

Antwort:

Allgemein schwer direkte Preisvergleiche zu nennen, da es auf die “Paketzusammenstellung” ankommt

Warum können OpenSource Tools nicht genauso wie Microsoft alle miteinander kommunizieren?

Wenn alle Apps von einem Unternehmen gebaut sind (Beispiel Microsoft, oder verschiedenen NextCloud Apps) ist alles gleich aufgebaut und die Verbindungen integriert. Bei OpenSource-Software müssen die Verbindungen über die Schnittstellen erst noch gebaut werden. Allerdings ist der Vorteil bei OpenSource, dass der Bau von Verbindungen im Nachhinein überhaupt bzw. leichter möglich ist.

Kann ich die KolliCloud dem Design meiner Organisation anpassen?

Bis zu einem gewissen Grad 😊

Das ist möglich:

• Dein Logo im Dashboard der KolliCloud hinterlegen

• Ein eigenes Hintergrundbild für das KolliCloud-Dashboard wählen

• Ein Farbschema wählen, welches auch in der Nextcloud berücksichtigt wird

Einzelne Tools komplett individuell anzupassen ist leider nicht möglich. Wir wissen, dass die Tools alle “nicht wie aus einem Guss” aussehen, und das für Anwender:innen manchmal irritierend sein kann. ABER: Es sind nun mal auch individuelle Tools für individuelle Bedarfe von verschiedenen Entwickler:innen - und alle frei verfügbar. Die Vorteile und Freiheiten der Open-Source Welt bringt da den “Nachteil” mit sich, dass nicht alles gleich aussieht 😉

Müssen alle Mitglieder eines Vereines als User:innen angegeben werden?

Nein, wir unterscheiden zwischen Mitgliedern eines Vereines/einer Gemeinschaft (passiv) und aktiven User:innen in der KolliCloud. Meistens benötigen nicht alle Mitglieder einen aktiven Zugang als User:in im System. Bestimmte Inhalte können dann von aktiven User:innen über einen Link den nicht in der KolliCloud aktiven Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Oder es werden Gruppen gebildet, die bestimmte Bereiche abdecken und aus jeder Gruppe gibt es ein, zwei aktive User:innen, die so die anderen Mitglieder einer Gruppe informieren können.
Die Lösungen können hier am besten individuell gefunden werden - sprecht uns dazu gerne an.

Fragen zu spezifischen Tools

KolliCloud-Dashboard - die Toolübersicht

Warum muss ich mich bei manchen Tools nochmal anmelden und bei anderen nicht?

Es gibt drei unterschiedliche Stufen, wie die Tools in die KollCloud eingebunden sein können:

0. Stufe - Auf Stufe null ist das Tool und damit das Icon auf der Oberfläche nicht sichtbar.

1. Stufe - Auf Stufe 1 ist das Tool mit dem Icon sichtbar, es braucht aber eine eigene Registrierung, wenn das Icon angeklickt wird. Das App-icon wird also zur Verlinkung der Website des "Programms" im Interface hinzugefügt, es gibt aber keine Single-Sign-On (übersetzt: Einmalanmeldung, kurz: SSO) Anmeldung. Ihr seid also nicht automatisch bei der App mit den gleichen Zugangsdaten angemeldet.

2. Stufe - Bei der 2. Stufe gibt es eine Verlinkung (das Tool ist sichtbar auf der Oberfläche) und beim Anklicken erfolgt die Anmeldung über eine SSO. Hier braucht es ebenfalls noch einen extra Klick, um den Login zu bestätigen, aber ihr müsst euch nicht bei dem Tool (der App) mit extra Zugangsdaten anmelden.

3. Stufe - Ist das Tool auf der 3. Stufe eingerichtet, läuft alles in Vollautomatisierung. Mit einem Klick auf das Icon in der KolliCloud seid ihr direkt im Interface des Programms.

   
   

Auf der technischen Ebene lässt sich unterscheiden zwischen

1. Tools, deren Programme nicht von der Kollicloud gehosted werden:

   das sind externe Tools, die nur auf Stufe 0 und 1 bleiben können

1. Tools, deren Programme in der KolliCloud auch auf dem Server liegen:

   und damit auch bis zur Stufe 2 und 3 integrierbar sind.

User:innenverwaltung mit Authentik

Kann ich einen Admin-Account anlegen?

Ja

Was bedeutet der akadmin und der ak-outpost Account?

Der "akadmin" und “ak-outpost” Account sind von technischer Seite  von uns und dienen unserem Technik-Team dazu, für Updates und andere technische Vorgänge Zugriff zu haben.

Wie weitgehende Rechte haben Admins?

Die normale Gruppe "Admin" dient euch zu User:innenverwaltung. Diese Rechte solltet ihr sehr sehr sparsam vergeben, da diese Rechte theoretisch Zugriff auf alle Daten eurer KolliCloud ermöglichen. 

Nextcloud

Kann ich weitere Nextcloud Apps hinzufügen?

Nextcloud-Apps können selbstständig hinzugefügt werden, aber auf eigenes Risiko.

Kann ich gelöschte Dateien wieder herstellen?

Ja, Nextcloud hat einen eigenen Papierkorb und bei Dokumenten können auch Versionsverläufe wiederhergestellt werden.

Warum sind in der Standardeinstellunug der KolliCloud die Speicherkontingente auf 100 MB begrenzt?

Um euch zu unterstützen, eine durchdachte Struktur zu wahren. Es macht nämlich viel Sinn, Ordner in einer gut durchdachten Struktur von EINEM Account aus zu erstellen. Warum?

Speicherkontingent wird nur “gebraucht”, wenn ihr Dateien in eurem eigenen Bereich der Nextcloud ablegt oder hochladet. Wenn ihr Dateien in einen Ordner, der euch freigegeben wurde ladet, geht das auf das Speicherkontingent des Accounts, der die Ordner ursprünglich erstellt und freigegeben hat. Insofern benötigt nur dieser Account, der am Anfang alle Überordner erstellt und mit dem Team teilt das große Speicherkontingent.

Ein Vorteil ist auch, dass ihr bessere Kontrolle über euren Speicherplatz habt. Bei unbegrenztem Kontingent könnte z.B. ein Mitglied eures Teams seine gesamte Filmdatenbank in den privaten Bereicht seiner Nextcloud hochladen und ihr würdet das nicht mitbekommen und euch wundern, warum ihr insgesamt so viel Speicherplatz benötigt.

Natürlich steht es uch trotzdem frei, das zu verändern und die Speicherkontingente anders aufzuteilen.

Wie erweitere ich den Speicherplatz pro Benutzer?

Voraussetzung: Du musst bei Authenik (der User-Verwaltung) Admin sein. Jetzt gehe zur Nextcloud und klicke oben rechts auf den User-Profil und wähle Benutzer aus. Dort kannst du deinen Benutzern individuell Speicherplatz in der Spalte “Kontigent” freigegeben. Es reicht wenn der User, welche die Ordner erstellt und frei gibt den Speicherplatz zugeordnet bekommt, da der Speicherplatz dann nur auf diesen User berechnet wird und nicht auf alle anderen.

OnlyOffice mit mobilen Endgeräten verwenden möglich?

Only Office bittet leider in der Community-Edition keine Bearbeitung von Dokumenten mit mobilen Endgeräten an. Bei einige mobilen Endgeräten kann es helfen auf “Desktop-Website” umzustellen, um doch Schreiben zu können.

Dateien von Drucker/Scanner in di Nextcloud speichern?

Nextcloud spricht kein FTP / SFTP. Wenn Dateien bspw. von einem Drucker / Scanner o.ä. in die Nextcloud gespeichert werden sollen muss das via WebDAV geschehen. Es kann sein, dass das an der Single-Sign-On Lösung scheitert. In diesem Fall braucht es einen Nextcloud Only Account der kein SSO hat.
Ressource: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/files/access_webdav.html

Wekan / Vikunja

Soll ich Wekan oder Vikunja für das Projektmanagement nutzen?

Für das Projektmanagemant/ als Kanban-Board bietet die KolliCloud zwei Tools: Wekan und Vikunja.

Vorteile Wekan:

• Echtzeit Aktualisierung (wenn du z.B. eine Karte hinzufügst sehen andere diese auch sofort, ohne die Seite neu laden zu müssen)

Vorteile Vikunja:

• Ansprechenderes Design

• Ansichtsoptionen: Du kannst dir deine Aufgaben als ToDo-Liste, als Kanbanboard oder als Gant-Chart anzeigen lassen.

Element / Matrix

Warum kann ich keine Personen per Mail einladen, sondern nur mit ihrem Matrix-Usernamen?

Wir hinterlegen standardmäßig keinen Identity-Provider, wodurch dies möglich wäre. Eine Änderung bedeutet, dass die E-Mail Adressen der eingeladene Personen an einen Drittanbieter übertragen werden. Wenn euch diese Funktion wichtig ist, kommt einfach direkt auf uns zu.

Technische Fragen

Backups

Wie oft werden Backups erstellt?

Täglich zwischen zwei und vier Uhr nachts

Wer kann die Backups wieder einspielen?

Nur wir! :)

Wie lange werden Backups aufbewahrt?

12 Monate

Updates

Wie oft werden Features-Updates eingespielt?

Einmal im Quartal.

Wie oft werden Sicherheitsupdates eingespielt?

Kritische Sicherheitsupdates so schnell wie möglich.

Ist bei Updates sichergestellt, dass die User-Einstellung erhalten bleiben?

Bei allen Tools die wir anbieten ja. Für selbst installierte Apps bei Nextcloud können wir das nicht gewährleisten.