Leitfaden zur Einführung der KolliCloud

✅ Ziel

Mitarbeitende sicher und verständlich in die Nutzung der KolliCloud einführen – inklusiv, niedrigschwellig und datenschutzkonform.


📊 Was ist die KolliCloud?

  • Die KolliCloud ermöglicht kollaboratives Arbeiten im Team

  • Du und dein Team können verschiedene Tools nutzen, wie z.B. Dokumentenspeicher, Chat, Videotelefonie, Aufgaben Board etc.

  • Eine komplette Funktionsübersicht findest du auf unserer Webseite. Welche Tools du am Ende nutzen kannst hängt von deiner Organisation ab.

  • Die Tools sind über ein einheitliches Dashboard über den Browser von überall aufrufbar und nutzbar.

  • Zentraler Zugang durch SSO (Single Sign-On): einmal einloggen, alles nutzen

  • Die KolliCloud ist Open Source und verwendet ausschließlich Open Source Tools.

  • Die KolliCloud ist Datenschutz und DSGVO Konform und kann entweder selber gehostet werden oder über eine Hosting-Anbieter:in deiner Wahl in Deutschland gehostet werden.


💮 Vorteile für die Organisation

  • Keine Lizenzkosten

  • Datenschutzkonform (DSGVO)

  • Hohe Unabhängigkeit

  • effiziente digitale Zusammenarbeit

  • Koppelung verschiedener Tools mit einem Login

  • Auswahl geeigneter Tools für individuelle Bedarfe


🙋‍♂️ Zielgruppen & Bedarfe

Zielgruppe

Bedarfe

IT/Admins

Einrichtung und User:innenverwaltung verstehen, Rechtevergabe über Gruppen verstehen

Leitungen

Verständlicher Zugang für alle ermöglichen, Möglichkeiten und Grenzen der KolliCloud verstehen und gezielt einsetzen können

Mitarbeitende

Klare Anleitung, kein Technik-Frust



🚚 Schritte zur Einführung

  1. Bedarfsanalyse: Welche Tools werden im Alltag wirklich gebraucht? Welche Tools braucht ihr in der KolliCloud?

    1. Auch hier kann das Team schon in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden

  2. Hosting klären: Selbst betreiben oder als Service nutzen?

  3. Verantwortlichkeiten klären: Wer ist Admin und zum Beispiel für die Zugänge zuständig? Wer übernimmt die Kommunikation ans Team?

  4. Berechtigungen klären: Wer soll worauf Zugriff haben? Welche Berechtigungsgruppen machen Sinn?

  5. Zugänge erstellen: Pro Person ein Konto mit SSO-Zugriff

  6. Pilotgruppe starten: 3–5 Personen testen das System

  7. Schulung vorbereiten: Leicht verständliche Anleitung & Screenshots

  8. Feedback einholen: Was funktioniert, was nicht?

  9. Offizieller Start: Interner Launch für das ganze Team



🤝 Tipps für eine inklusive Einführung

  • Das Team von Anfang an informieren und auf Einführung “vorbereiten”


  • Einfache Sprache, kurze Sätze

  • Schulungen mit Zeit für Nachfragen

    • entweder über die KolliCloud extern buchen

    • oder selbst planen

  • Auf diese KolliCloud Anleitung verweisen —> bei Fehlern oder fehlenden Inhalten an das Support Team schreiben (support-kollicloud@soulhub-it.de)

  • Prozesse festlegen und dokumentieren

    • Beispiel: Dokumentenstruktur definieren, dokumentieren, wie und wo Dokumente abgelegt werden sollen

  • Wissensaustausch einplanen und forcieren




📚 Ressourcen & Hilfe