# Leitfaden zur Einführung der KolliCloud

# **✅ Ziel**

Mitarbeitende sicher und verständlich in die Nutzung der KolliCloud einführen – inklusiv, niedrigschwellig und datenschutzkonform.


## **📊 Was ist die KolliCloud?**

* Die KolliCloud ermöglicht kollaboratives Arbeiten im Team
* Du und dein Team können verschiedene Tools nutzen,  wie z.B. Dokumentenspeicher, Chat, Videotelefonie, Aufgaben Board etc.
* Eine komplette Funktionsübersicht findest du [auf unserer Webseite](https://kollicloud.de/funktionen/). Welche Tools du am Ende nutzen kannst hängt von deiner Organisation ab.
* Die Tools sind über ein einheitliches Dashboard über den Browser von überall aufrufbar und nutzbar. 
* Zentraler Zugang durch **SSO (Single Sign-On)**: einmal einloggen, alles nutzen
* Die KolliCloud ist Open Source und verwendet ausschließlich Open Source Tools. 
* Die KolliCloud ist Datenschutz und DSGVO Konform und kann entweder selber gehostet werden oder über eine Hosting-Anbieter:in deiner Wahl in Deutschland gehostet werden.



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## **💮 Vorteile für die Organisation**

* Keine Lizenzkosten
* Datenschutzkonform (DSGVO)
* Hohe Unabhängigkeit
* effiziente digitale Zusammenarbeit
* Koppelung verschiedener Tools mit einem Login
* Auswahl geeigneter Tools für individuelle Bedarfe  


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## **🙋‍♂️ Zielgruppen & Bedarfe**

| **Zielgruppe** | **Bedarfe** |
|------------|---------|
| IT/Admins  | Einrichtung und User:innenverwaltung verstehen, Rechtevergabe über Gruppen verstehen |
| Leitungen  | Verständlicher Zugang für alle ermöglichen, Möglichkeiten und Grenzen der KolliCloud verstehen und gezielt einsetzen können |
| Mitarbeitende | Klare Anleitung, kein Technik-Frust |



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## **🚚 Schritte zur Einführung**


1. **Bedarfsanalyse**: Welche Tools werden im Alltag wirklich gebraucht? Welche Tools braucht ihr in der KolliCloud?

   
   1. Auch hier kann das Team schon in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden
2. **Hosting klären**: Selbst betreiben oder als Service nutzen?
3. **Verantwortlichkeiten klären:** Wer ist Admin und zum Beispiel für die Zugänge zuständig? Wer übernimmt die Kommunikation ans Team?
4. **Berechtigungen klären:** Wer soll worauf Zugriff haben? Welche Berechtigungsgruppen machen Sinn?
5. **Zugänge erstellen**: Pro Person ein Konto mit SSO-Zugriff
6. **Pilotgruppe starten**: 3–5 Personen testen das System
7. **Schulung vorbereiten**: Leicht verständliche Anleitung & Screenshots
8. **Feedback einholen**: Was funktioniert, was nicht?
9. **Offizieller Start**: Interner Launch für das ganze Team



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## **🤝 Tipps für eine inklusive Einführung**

* Das Team von Anfang an informieren und auf Einführung “vorbereiten”

  
* Einfache Sprache, kurze Sätze
* Schulungen mit Zeit für Nachfragen
  * entweder über die KolliCloud extern buchen
  * oder selbst planen
* Auf diese KolliCloud Anleitung verweisen —> bei Fehlern oder fehlenden Inhalten an das Support Team schreiben (support-kollicloud@soulhub-it.de)
* Prozesse festlegen und dokumentieren
  * Beispiel: Dokumentenstruktur definieren, dokumentieren, wie und wo Dokumente abgelegt werden sollen
* Wissensaustausch einplanen und forcieren



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## **📚 Ressourcen & Hilfe**

* Website:[ __kollicloud.de__](https://www.kollicloud.de/)
* Technische Hilfe: über das **Zammad Support System** (Mail an: support-kollicloud@soulhub-it.de)
* KolliCloud-Anleitung: [__wiki.local-it.cloud__](https://wiki.local-it.org/s/kollicloud-wiki)

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**Documents**

- [User:innen Guide](https://wiki.local-it.org/s/kollicloud-wiki/doc/userinnen-guide-zUit9qbRxm)
- [Selfhosting Guide](https://wiki.local-it.org/s/kollicloud-wiki/doc/selfhosting-guide-1xZJt8UIha)
- [Kollektivhosting](https://wiki.local-it.org/s/kollicloud-wiki/doc/kollektivhosting-9uzforQcz4)
- [FAQ zur KolliCloud](https://wiki.local-it.org/s/kollicloud-wiki/doc/faq-zur-kollicloud-1XlLVf5QpO)
- [Technik-Glossar](https://wiki.local-it.org/s/kollicloud-wiki/doc/technik-glossar-mqY0TUfkKy)