Passwortmanager - Vaultwarden



Als Passwortmanager nutzen wir Vaultwarden. Ein Passwortmanager hilft euch dabei:

  • starke, unterschiedliche Passwörter zu nutzen

  • Passwörter sicher aufzubewahren

  • Zugänge geordnet und nachvollziehbar im team zu verwalten

Für die Nutzer:innen-Dokumentation verweisen wir auf Bitwarden. Vaultwarden umfasst dieselben Funktionen, ist jedoch die Variante, die wir selbst betreiben können. Bitwarden dagegen ist ein Dienst, welches als Cloud-Angebot von Bitwarden angeboten wird.


Mini-Glossar

  • Tresor (Vault): Der sichere Bereich, wo Passwörter liegen

  • Master-Passwort: Das eine Hauptpasswort, das den Tresor öffnet. Das muss sehr stark sein

  • Eintrag (Item): Ein gespeichertes Login (Webseite + Nutzername + Passwort)

  • Organisation: Der „Team-Bereich“ für euren Verein (gemeinsames Teilen)

  • Sammlung (Collection): Ein Ordner innerhalb der Organisation, z.B. „Vorstand“, „Kasse“, „Website“. (Organisation besitzt Einträge, Sammlungen regeln den Zugriff)

  • Ordner: helfen den persönlichen Tresor aufzuräumen, unabhängig von Team-Zugehörigkeit

  • Browser-Erweiterung: Kleines Zusatzprogramm im Browser, das Passwörter automatisch einfüllt

Erste Schritte für Admins

Aktuell unterstützen wir noch kein SSO für Vaultwarden. Ihr müsst also einen separaten Account neben eurem KolliCloud-Account erstellen.

Grober Fahrplan:

  • Ein KolliCloud-Admin von euch legt die Organisation an

  • Legt mindestens zwei Owner zur Absicherung an, falls eine Person weg ist

  • Ladet Team-Mitglieder ein, der Organisation beizutreten

Admin-Rechte in Vaultwarden

  • Die Person, die die Organisation erstellt hat die Rolle Owner (Eigentümer:in)

  • Owner haben für ihre Organisation Admin-Rechte

Account erstellen und anmelden

  1. Klicke auf Vaultwarden im KolliCoud-Dashboard

  2. Klicke auf “Create new Account” bzw. “Neuen Account erstellen”

  3. Lege ein Master-Passwort fest

    • Notiere dir dieses Passwort an einem sicheren Ort

  4. Du bekommst eine Email mit einem Verifikationscode

  5. Gib den Verifikationscode ein

Organisation anlegen (Team-Bereich)

Ziel: „Wir wollen Passwörter für den Verein teilen – aber nicht privat durcheinander.“

  1. Gehe zu Organisationen (oder „Organizations“)

  2. Klicke Organisation erstellen

  3. Name z.B. „Verein Musterstadt“

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Sammlungen anlegen

Ziel: „Nicht alle sollen alles sehen.“

Erstelle Sammlungen wie z.B.:

  • Vorstand

  • Kasse

  • Website / IT

  • Öffentlichkeit / Social Media

  • Veranstaltungen

Wichtig: Einträge, die der Organisation gehören, liegen in mindestens einer Sammlung.

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Mitglieder einladen

Ziel: Die Team-Mitglieder sollen Passwörter in der Organisation anlegen.

Die Person legt nach deiner Einladung ihr Master-Passwort fest

  1. In der Organisation auf Verwalten (Manage) gehen → Mitglied einladen (Invite user)

  2. E-Mail-Adresse eintragen → Rolle wählen → speichern

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Start für Mitarbeitende: Einrichten und loslegen

Konto anlegen und einloggen

  1. Du wurdest per Mail von eurem Admin eingeladen

  2. Klicke auf “Join Organization now”

  3. Im Browser öffnet sich eine Seite

  4. Gib dort ein sehr starkes Master-Passwort an

  5. Klicke auf Account erstellen

Notiere dir das Passwort gut. Es gib keinen Weg dein Master-Passwort wiederherzustellen, falls du es verlierst.

Sammlungen finden (Team-Passwörter)

Szenario: „Wo sind die Vereins-Zugänge?“

  1. Öffne deinen Tresor

  2. Nutze den Filter / die Auswahl links (z.B. „Organisation“ / „Sammlungen“), um Team-Einträge zu sehen

  3. Nutze die Suche um Einträge zu finden


Szenario-Schritte für den Vereinsalltag

„Wir brauchen ein neues Passwort für die Vereins-Website“

  1. Öffne den Eintrag „Website-Login“ (oder lege ihn neu an)

  2. Nutze Passwort generieren (starkes Passwort)

  3. Speichern

  4. Lege den Eintrag in die richtige Sammlung (z.B. „Website/IT“)

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„Jemand verlässt den Verein – Zugänge müssen sicher bleiben“

Admin:

  1. Klicke auf Admin Console

  2. Wähle die richtige Organisation

  3. Klicke auf Mitglieder

  4. Klicke auf die drei Punkte der Person, die du entfernen möchtest

  5. Klicke auf Zugriff Wiederrufen und dann auf entfernen


„Ich möchte nur einmalig ein Passwort mit jemand außerhalb unseres Vereins teilen“

Nutze die Send-Funktion:

  1. Klicke links in der Seitenleiste auf Send

  2. Klicke auf Neues Send

  3. Trage einen Namen ein (zum Beispiel den Nutzernamen für das Login)

  4. Trage das Passwort ein

  5. Optional: Passe das Datum an, an dem der Send verfällt

  6. Klicke auf Speichern

  7. Klicke auf die drei Punkte rechts von dem Send

  8. Klicke auf Link kopieren

(Einzelnes Teilen läuft in Team-Strukturen praktisch über Sammlungen.)

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Tipps für gutes Arbeiten im Team (am Ende)

  • Nie Passwörter per Mail/Chat schicken. Immer über Vaultwarden teilen.

  • Sammlungen klein halten: lieber „Kasse“ und „Website“ getrennt statt „Alles“.

  • Einträge sauber benennen, z.B. „Vereinsmail (info@…)“, „Website Admin“, „Banking“.

  • Zugriffe regelmäßig prüfen (z.B. alle 6 Monate): Wer braucht was noch?

  • Master-Passwort ernst nehmen: lang, einzigartig, nicht weitergeben.

  • Wenn jemand ausscheidet: sofort Rechte entziehen + wichtige Passwörter ändern.

  • Eine Person zuständig pro Bereich: z.B. „IT“, „Kasse“ – damit Änderungen nicht vergessen werden.