Die User:innenverwaltung der Kolli-Cloud geschieht in dem Tool Authentik. Hier findet ihr eine ausführliche Dokumentation zu Authentik (Englisch). Die wichtigsten Schritte, fassen wir für euch auf Deutsch zusammen:

Das Admin Interface

Um die eure KolliCloud und die Accounts der User:innen zu verwalten, musst du dich in das Admin Interface einloggen (nur User:innen mit Admin Rechten haben Zugang dazu).

Im Admin Interface wirst du vor allem den Menüpunkt “Verzeichnis” benötigen.

Um zurück zu deinem Dashboard, zu der Übersicht deiner Anwendungen zu gelangen, klicke auf “Benutzeroberfläche”.

User:innen

User:innen einladen

Per Einladung verschaffst du deinen Teammitgliedern am Einfachsten den Zugang zur Kollicloud. Dazu wechsle in das Admin Interface und wähle unter “Verzeichnis” - “Einladungen” und dann “Erstellen”.

Gib in der Eingabemaske einen Namen und ein Ablaufdatum für die Einladung ein und wähle unter Ablauf “invitation-enrollment-flow” aus. Möchtest du mehrere Personen gleichzeitig einladen, dann entferne das Häkchen bei “Einmalbenutzung”.

Wichtig: Damit die eingeladenen User:innen auch aufs Dashboard zugreifen können, füge folgende Zeile unter Attribute ein:

type: internal

Klicke auf erstellen.

Du wirst nun zur Übersicht deiner erstellten Einladungen geleitet und kannst dort den Link kopieren, indem du das Dreieck neben der Einladung anklickst.

Versende diesen Link an Personen, die einen Account in eurer KolliClloud bekommen sollen. Wenn sie ihn öffnen, können sie sich selbst einen Account mit Benutzernamen und Passwort erstellen.

User:innen manuell anlegen

Um manuell neue User:innen in der KolliCloud anzulegen wählst du im KolliCloud-Dashboard das “Admin Interface” aus.

Im Admin Interface wählst du im Menü links “Benutzer”.

Dann wählst du “Erstellen”.

In dem sich öffnenden Feld wählst du einen Anmeldenamen.

Im Feld “Name” gibst du den Namen so ein, wie er in der KolliCloud angezeigt werden soll. Die E-Mail-Adresse ist ebenfalls wichtig.

Klicke dann auf “Erstellen” und die neue Userin ist in der KolliCloud registriert und bekommt ihren eigenen Account, mit dem sie auf alle Tools zugreifen kann.

Zum Einloggen benötigt sie allerdings noch ihre Zugangsdaten:

Zugangsdaten verwalten

Wenn du eine Userin manuell erstellt hast, benötigt sie ihre Zugangsdaten, damit sie sich erstmalig in ihrer KolliCloud anmelden kann. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du als Admin ihr diese zukommen lassen kannst.

Wähle zunächst im Admin Interface den Bereich “Benutzer” aus, um die Übersicht über alle User:innen zu haben. Klicke dann auf das kleine Dreieck neben der Userin, der du Zugangsdaten zukommen lassen möchtest.

In dem ich öffnenden Feld gibt es entweder die Möglichkeit, ein Passwort für die Userin festzulegen, dass du ihr dann zukommen lassen kannst.

Oder du sendest ihr einen “E-Mail-Wiederherstellungslink”. Dann erhält die Userin eine E-Mail mit einem Link, über den sie sich erstmalig ein Passwort setzen und Zugang zu ihrer KolliCloud bekommen kann.

Gruppen - Zugriffsrechte verwalten

Gruppen geben euch die Möglichkeit, Zugriffe und Berechtigungen über Tools hinweg zu bearbeiten. Ihr könnt zum Beispiel eine Gruppe anlegen mit allen Mitgliedern aus eurem Vorstand. Egal ob ihr in der Nextcloud einen Ordner freigeben wollt oder in Wekan ein Board mit anderen teilen wollt, müsst ihr nun nicht alle Vorstandsmitglieder individuell diese Freigabe vergeben, sondern mit nur einem Klick der ganzen Gruppe freigeben.

Jemand neues kommt in den Vorstand? Kein Problem, dann fügt diese Person einmalig in der KolliCloud Verwaltung (Authentik) hinzu und sie ist automatisch in allen Anwendungen Teil dieser Gruppe.

Gruppe erstellen

Im Authentik Admin-Interface unter „Verzeichnis“ – „Gruppen“ auswählen. Dort ist ein Überblick über bereits erstellte Gruppen.

Auf „Erstellen“ klicken

Einen Namen für die Gruppe definieren und auf “Erstellen” klicken.

User:innen zu einer Gruppe hinzufügen

Um bereits erstellte User:innen einer (oder mehreren) Gruppen zuzuordnen in das Verzeichnis „Benutzer“ wechseln:

Einen Benutzer auswählen und im oberen Reiter „Gruppen“ auswählen. Hier wird angezeigt, welchen Gruppen der user aktuell zugeordnet ist. Um eine neue Gruppe zuzuordnen „Add to existing group“ auswählen.

Das Plus auswählen:

Und aus den vorhandenen, vorher erstellten Gruppen die Zuordnung(en) auswählen:

Hinzufügen

Und schon ist die User:in in der Gruppe.

Anwendungs-Berechtigungen verwalten

Standardmäßig können Anwendungen von allen KolliCloud-User:innen genutzt werden und sind somit auch auf dem KolliCloud Dashboard sichtbar. Wollt ihr eine Anwendung nur eingeschränkten User:innen zu Verfügung stellen und für andere auf dem Dashboard verstecken? Kein Problem!

• Wähle in der Admin-Oberfläche in der linken Seite Anwendungen > Anwendungen aus und klicke auf den Namen der Anwendung, die du bearbeiten möchtest.

• 

  Anwendungsübersicht in der Admin-Oberfläche

  
  

• Wähle den Reiter Richtlinien/Gruppen/Nutzerverknüpfungen und klicke danach auf Create and bind Policy

• Wähle Event Matcher Policy und klicke auf Weiter

• Gib einen geeigneten Namen für die Richtlinie ein

• Die weiteren Einstellungen brauchst du nicht verändern

• Klicke auf Weiter

• Wähle Gruppe aus

• Wähle dann die Gruppe aus, welche Zugriff auf die Anwendung haben darf

• Die weiteren Einstellungen brauchst du nicht verändern

• Klicke auf Weiter

Fertig! Nun kannst du die Richtlinie auch für andere Anwendungen wiederverwenden. Dazu wählst du am Anfang nicht Create and Bind Policy aus sondern Bind existing policy/group/user

Adminrechte verwalten

Wer selbst Adminrechte hat, kann diese auch anderen erteilen oder entziehen.

Um einer bestehenden User:in Adminrechte zu geben, fügt ihr sie einer Gruppe hinzu, die Adminrechte hat. In der KolliCloud “Grundkonfiguration” ist das die Gruppe “Authentik Admins”.

Ihr könnt aber theoretisch auch einer anderen Gruppe Adminrechte geben:

Dazu geht ihr auf “Gruppe bearbeiten” und wählt dort den Schalter “Ist Admin”.

Speicherkontingente Verwalten